Nos modules : tout le système qualité, écran par écran

Documents, amélioration continue, audits, matériels, formations, planning, messagerie, stock : un seul logiciel, une seule connexion, pour tous vos sites.

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Un seul logiciel pour tout le système qualité

WinQual réunit dans un même outil ce qui, ailleurs, se répartit entre un classeur, un tableur, une messagerie grand public et trois logiciels : les documents, les événements indésirables, les audits, le parc matériel, les formations, le planning du personnel, la messagerie interne et le stock. Chaque domaine ci-dessous correspond à des écrans réels du logiciel.

Aucun développement ni formulaire à créer : vous utilisez le logiciel tel quel, avec vos documents Word et vos classeurs Excel existants.

Documents

Vos procédures restent dans Word et vos tableaux dans Excel ; le logiciel gère les versions, les signatures et la diffusion.

Modification directe dans Word et Excel

Vous ouvrez un document depuis le logiciel, vous le modifiez dans Word ou dans Excel sur votre poste, vous enregistrez : la nouvelle version est créée, tracée et repart dans le circuit d'approbation. Vos documents existants entrent tels quels, sans ressaisie, qu'il s'agisse de procédures rédigées ou de tableaux de suivi.

Circuit d'approbation

Rédacteur, vérificateur, approbateur, diffuseur : chaque rôle est nommé, chaque étape datée et signée. Le PDF de diffusion est produit automatiquement.

Versions et exemplaires papier

Historique complet des versions ; impression et destruction des exemplaires papier tracées, pour l'auditeur qui demande où est passée l'ancienne version.

Base documentaire et documents externes

Textes réglementaires, notices, contrats et certificats fournisseurs rangés avec vos procédures, avec leurs dates de validité.

Amélioration continue

Tout ce qui ne va pas est déclaré, analysé, corrigé et mesuré.

Événements indésirables et réclamations

Déclaration en quelques clics, avec une saisie simplifiée ouverte à tout le personnel ; analyse, clôture, archivage. Statistiques par type, par site et par période.

Fiches d'écart et suggestions

Les écarts d'audit sont levés et tracés ; les suggestions du personnel reçoivent une décision, acceptée ou refusée, visible par leur auteur.

Actions et efficacité

Actions correctives, préventives ou de performance, reliées aux événements et réclamations qui les ont motivées, avec évaluation de l'efficacité.

Indicateurs et statistiques

Des tableaux issus de vos données réelles pour piloter le système et alimenter la revue de direction.

Pilotage du système qualité

Audits, revues, risques : la méthode est dans le logiciel, pas dans un classeur.

Audits et grilles d'audit

Grilles d'audit prêtes à l'emploi, pour l'imagerie (référentiels NF S99-300 et LABELIX) comme pour le laboratoire, ou les vôtres. Chaque point est coté, une non-conformité ouvre directement sa fiche d'écart. Le rapport d'audit est produit en PDF, écarts, axes d'amélioration et observations repérés et numérotés, puis remis aux audités, qui sont prévenus ; les fiches et actions en retard sont relancées.

Audits croisés et auditeurs extérieurs

Un auditeur d'une autre structure, ou extérieur, reçoit une invitation par lien ou QR code, sans compte à créer : il ne voit que son audit, cote la grille, joint des photos depuis sa tablette ou son téléphone et remet son rapport. Chaque geste est tracé, l'invitation se révoque d'un clic, et l'auditeur pair reçoit son attestation.

Revues

Revues de direction et de processus, préparées à partir des indicateurs, tracées avec leurs décisions.

Risques processus (AMDEC) et DUERP

Approche processus avec calcul automatique de la criticité ; document unique des risques professionnels par fonction et par site, avec ses actions.

Agendas, tâches et conventions

Échéances qualité partagées, tâches affectées et suivies, conventions de prestations avec les établissements de soins et leurs revues.

Matériels, maintenance et interventions

Une GMAO spécialisée pour les équipements de santé et de laboratoire : chaque équipement a son dossier, son calendrier de maintenance et de contrôles, et son circuit de dépannage.

Fiche de vie

Un dossier par équipement — scanner, IRM, gamma-caméra, automate, hotte — avec identification, maintenances, contrôles, documents techniques et interventions. Une panne saisie sur l'équipement peut déclarer un événement indésirable, ou être rattachée à un événement existant.

Maintenance préventive et contrôles qualité

Maintenances préventives, contrôles qualité internes (CQI) et externes (CQE) et contrôles de radioprotection planifiés pour chaque équipement, avec leurs récurrences calculées à l'avance. Les échéances dépassées sont signalées, et chaque contrôle réalisé rejoint la fiche de vie avec ses documents.

Taux de disponibilité

Calculé à partir des pannes et des maintenances : un chiffre par équipement et par période, celui que demande la norme NF S99-300.

Demandes d'intervention et devis

N'importe quel collaborateur signale un problème ; la demande suit un circuit de décision, acceptée ou refusée, puis de réalisation et de clôture, avec son historique. Pour des travaux, les devis des prestataires sont enregistrés avec leur montant : le devis retenu est signalé, les devis écartés restent au dossier pour justifier le choix, et la facture saisie à la réception alimente les coûts par fournisseur.

Matériovigilance et pharmacovigilance

Les alertes de sécurité de l'ANSM sont suivies pour l'ensemble de nos clients : chaque avis est rapproché des matériels réellement présents chez vous, et vous décidez si vous êtes concerné. Votre décision, les machines visées, la personne qui a tranché et la preuve restent dans votre propre base : c'est une pièce d'audit, elle ne sort pas de chez vous.

Personnel et compétences

Qui est formé à quoi, jusqu'à quand, et ce qu'il manque à chaque fonction.

Formations et habilitations

Formations attendues par fonction, obligatoires ou ponctuelles, avec étapes (par exemple l'AFGSU en deux parties, obligatoire pour tout le personnel de santé), attestations et dates d'échéance ; radioprotection des manipulateurs et des médecins suivie comme les autres. Le logiciel signale ce qui manque, la décision reste la vôtre.

Dossier du personnel

Fiche individuelle, fiche de fonction, diplômes, visites médicales, entretiens, pièces administratives.

Entretiens du personnel

Entretiens annuels, professionnels, de mi-carrière, de début ou de fin de mandat… planifiés avec leur convocation, par courriel ou remise en main propre, et un agenda dédié. Chaque type d'entretien a sa trame de questions, que l'établissement adapte comme une grille d'audit. Le salarié prépare ses réponses en amont, le responsable rédige la synthèse et clôture, puis le salarié signe : le compte rendu est archivé en PDF dans son dossier. À tout moment, on voit où en est chaque entretien.

Absences et congés

Types d'absence paramétrables par l'établissement (congés payés, RTT, arrêt maladie, accident du travail, enfant malade…), déclarés sur le planning ou demandés avec validation par le responsable. Chaque absence apparaît sur le planning avec son type ; les arrêts sont suivis dans un écran RH. Planning des astreintes.

Présence et planning

Qui est là ce matin, qui est prévu demain : le planning et la badgeuse sont dans le même outil que la qualité.

Badgeuse et tableau de présence

Chacun badge son arrivée, son départ et son occupation ; le tableau « qui est où » est visible en temps réel. Deux modes de suivi, léger ou complet.

Composer le planning

Vacations et postes paramétrables, groupés par famille (scanner, IRM, radiologie, mais aussi ligne de production, conditionnement, laboratoire de contrôle, maintenance, expédition…), sur un ou plusieurs sites, en vue semaine, mois ou trois mois. À chaque affectation, le logiciel signale ce qui ne va pas : repos insuffisant, poste obligatoire non tenu, famille non couverte le matin ou l'après-midi, absence ce jour-là. Il compte les jours où un salarié est seul sur son poste, les dimanches et fériés travaillés et les heures. Rien n'est bloqué : la décision reste à la personne qui compose.

Souhaits du personnel

Chacun pose ses souhaits depuis l'application mobile : jour impératif, à éviter, ou disponible pour un remplacement, sur la journée ou sur un créneau. La personne qui compose le planning les retrouve dans un récapitulatif, avec ce qui est nouveau depuis sa dernière visite ; un impératif posé sur un jour déjà planifié la prévient aussitôt.

Publication et affichage

Publier rend le planning visible sur le téléphone de chacun, avec une notification ; un changement après publication est signalé à l'intéressé. Affichage mural en PDF, en A3 ou en grand format jusqu'à plusieurs mètres : une grande page pour l'imprimeur, ou une mosaïque de feuilles A4 à assembler. Des lignes d'information, comme les médecins présents par demi-journée, se remplissent au jour le jour sous le personnel.

Repères et affichages

Vacances scolaires des zones A, B et C dans l'en-tête du planning et sur l'affichage mural ; vue par jour, qui sert de feuille de service, et vue par personne.

Astreintes et interventions

Les astreintes sont comptées à part du temps de travail ; seules les interventions, déclarées par le salarié depuis son téléphone ou saisies par le planning, entrent dans les heures.

Exploitation

Correction des pointages et verrouillage des périodes.

Communication interne

Les échanges de l'établissement restent dans l'établissement.

Messagerie par groupes

Messagerie instantanée par groupes de discussion, dans l'esprit des applications de votre téléphone, mais à l'intérieur du logiciel : rien ne part chez un tiers, et l'historique reste lisible depuis l'origine. Les conversations se poursuivent sur l'application mobile WinQual, avec une notification à chaque nouveau message.

Post-it et notifications

Messages de diffusion à tout le personnel ; notifications automatiques sur les échéances : documents à revoir, formations à renouveler, produits périmés. Elles arrivent aussi sur le téléphone de chacun : nouveau document à réceptionner, planning publié ou modifié.

Annuaire de l'établissement

Collaborateurs, prescripteurs par spécialité, établissements, fournisseurs et prestataires : un seul annuaire, partagé et à jour.

Enquêtes de satisfaction

Enquêtes par courriel auprès des patients, des prescripteurs et des établissements, à partir de vos propres questionnaires, avec analyse des réponses.

Stock et achats (WinStock)

Réactifs, consommables, produits de contraste, fournitures : de la demande interne au fournisseur, puis du lot à la péremption.

Demandes et commandes

De la demande interne à la commande fournisseur : passage en commande, suivi, réception, archivage. Envoi des commandes par courriel ou par échange informatisé (EDI) avec les fournisseurs qui le proposent.

État du stock et traçabilité

Inventaire, lots et péremptions, produits ouverts, transferts entre sites, élimination tracée, alertes de rupture et de produits à commander.

Réassort et valorisation

Abonnements pour le réassort automatique, valorisation du stock, statistiques de consommation.

Évaluation des fournisseurs

Grille d'évaluation avec édition PDF, telle que la demandent ISO 9001 et ISO 15189.

Saisie mobile

Création de produits en brouillon depuis un téléphone, complétée ensuite au bureau.

Assistant Qualité — l'intelligence artificielle de Winlabo

Il interroge vos données, vos textes réglementaires et vos procédures. Ce qui est à vous ne sort pas.

Assistant Qualité — vos données

Posez votre question en français courant : « tout ce qui est en retard », « combien d'événements indésirables parlent de rendez-vous non respectés ? », « quelles formations expirent bientôt ? ». L'assistant interroge votre base en lecture seule. Vos données ne sont pas envoyées à un service d'intelligence artificielle : elles restent chez vous.

Assistant Qualité — vos textes réglementaires

Interrogez le contenu des normes, arrêtés, décrets, décisions et guides de l'ASN déposés dans votre base : fréquence du contrôle qualité des scanographes, radioprotection des femmes enceintes, obligations de matériovigilance. La réponse est sourcée, et seuls des extraits de textes de loi publics peuvent être transmis à un service extérieur pour la synthèse.

Assistant Qualité — contrôle de conformité

Sur un sujet donné, l'assistant confronte vos procédures à la réglementation et vous rend des constats. L'analyse tourne sur notre propre intelligence : vos documents ne sortent jamais. C'est une aide à la revue, pas un tampon : chaque constat est à valider par le responsable qualité, rien n'est déclaré conforme automatiquement.

Point du jour

À l'ouverture, l'assistant annonce ce qui demande une décision aujourd'hui, en séparant ce qui est critique : actions correctives en retard, interventions matériel en retard, formations et visites médicales expirées, écarts d'audit encore ouverts, suggestions sans réponse, échéances à renouveler. Chaque compteur ouvre la liste correspondante.

Réponses sourcées, jamais inventées

L'assistant ne consulte que le fonds mis à sa disposition : vos documents internes, les textes officiels que vous avez déposés et la documentation Winlabo. Il ne cherche rien sur Internet et n'ajoute aucune connaissance venue d'ailleurs. Chaque réponse renvoie au document dont elle est tirée ; si l'information n'y figure pas, il le dit au lieu de l'inventer.

Multistructure, multisite, droits et mobile

Le socle commun à tous les modules.

Une interface entièrement repensée

La version actuelle de WinQual, disponible depuis l'été 2026, a été entièrement repensée autour de l'usage : une interface claire, colorée et fluide, où l'essentiel se lit en un coup d'œil et le détail s'ouvre en un geste. Chaque écran conduit l'utilisateur vers la prochaine action à mener, sans menus à parcourir. Les équipes de terrain vont vite ; le responsable qualité garde toute la profondeur réglementaire.

Pilotage de plusieurs structures

Un groupe qui réunit plusieurs structures, ayant chacune ses propres sites, se pilote depuis un seul écran : une ligne par structure, et l'on descend d'un clic sur ses sites. Qualité, écoute des patients et des prescripteurs, documents, personnel, matériel et coûts fournisseurs sont réunis sur la même ligne, sur la période de votre choix. Vous n'avez aucun seuil à régler : une structure est signalée quand elle s'écarte des autres, à nombre de sites comparable, et celle qui dérive remonte en haut du tableau. Chacune garde ses documents, ses responsables et ses décisions.

Multisite natif

Plusieurs sites dans une même structure : documents, indicateurs et référentiels harmonisés, avec ce qui reste propre à chaque site.

Gestion des droits

Par groupes d'utilisateurs, avec exceptions par personne et sites autorisés ; consulter et agir sont deux droits distincts : créer un événement sans pouvoir le clôturer, rédiger sans pouvoir approuver.

Multilingue, au choix de chaque utilisateur

L'interface est disponible en français, anglais, allemand, espagnol, italien, néerlandais, portugais et romanche, avec les variantes suisse et belge. La langue se choisit dans la fiche de chaque utilisateur, pas une fois pour tout l'établissement : dans une même structure, chacun travaille dans la sienne. L'application mobile est traduite dans les mêmes langues.

Application mobile

L'application WinQual, pour iPhone et Android, donne accès par code aux gestes du quotidien : déclarer un événement, consulter et réceptionner un document, répondre à une tâche, gérer le stock en scannant, consulter son planning et poser ses souhaits. Les notifications arrivent sur le téléphone.

Connexion avec les identifiants de l'établissement

Sur demande, les utilisateurs se connectent avec leurs identifiants habituels de l'établissement (Active Directory) : pas de mot de passe supplémentaire à retenir.

Hébergement au choix

Chez un hébergeur certifié HDS (hébergement de données de santé), ou sur les serveurs de l'établissement.

Sauvegardes

Sauvegardes de vos données accessibles depuis le logiciel.

Le même logiciel, dans les mots de votre secteur

Chaque secteur a sa page, avec ses référentiels et ses exemples.

Nos services

Un pack services complet d'accompagnement et de suivi.

Formations

Quatre modules, une planification que vous décidez selon le rythme de votre démarche, et des formations assurées par un binôme informaticien-qualiticien qui vous conseille dans les options de paramétrage et vous explique les exigences qualité.

Hotline et maintenance

Une équipe disponible et à votre écoute, des interventions à distance par télémaintenance, et des évolutions selon vos besoins et les changements réglementaires, techniques et normatifs.

Bibliothèque de documents qualité

Plus de 450 documents disponibles — procédures, instructions, protocoles d'examen, fiches de fonction, grilles d'habilitation — des modèles éprouvés issus d'organismes réels.

Initiation à la qualité

Parce que les textes n'ont pas toujours la clarté souhaitée et qu'une méthodologie est à suivre, le pack services comprend une journée d'initiation : explication des référentiels en vigueur et présentation de la méthode de mise en place d'une démarche qualité.

À propos de nous

Winlabo est un éditeur de solutions informatiques, basé à Béziers et spécialisé depuis 1981 dans le développement de logiciels destinés aux professionnels de santé. WinQual est sa marque pour le management de la qualité ; selon votre secteur, le même logiciel s'appelle WinImagerie, WinRX, WinLabo, WinACP, WinDM ou WinISO 9001.

Winlabo, c'est aussi une gamme de logiciels prêts à l'emploi : Winlabo Middleware, WinlaboVM (validation de méthode, SH FORM 43) et WinStock (gestion de stock).

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